¿Cómo se contabiliza el alquiler de un local comercial?
Konstantin Mednikov · Fundador e Ingeniero de Producto
7 años creando y liderando productos tecnológicos
Verificado por Daria Liubimova
Publicado 5 min de lectura
En esta guía
Para contabilizar el alquiler de un local comercial, separá el canon de las expensas, los servicios, los impuestos, el depósito, los anticipos y las mejoras. Después registrá cada importe con el comprobante y el período que corresponda al plan de cuentas y al marco contable de la entidad.
¿Es un costo o un gasto?
Para gestionar el negocio, el alquiler es un costo fijo de ocupación porque existe aunque cambien las ventas. En la contabilidad de un comercio suele reconocerse como gasto operativo del período.
La RT 54 de FACPCE trata los arrendamientos operativos del arrendatario como cuotas que se imputan a resultados a medida que se generan las obligaciones o se extinguen los derechos, salvo que corresponda otro tratamiento contable. Si el inmueble se usa directamente para fabricar bienes o prestar servicios, revisá si una parte debe integrarse al costo de producción.
Elegí la cuenta del plan contable
Una cuenta práctica puede ser “Alquiler de edificios y locales”. El plan de cuentas publicado por el Estado Nacional usa como referencia el código 5.2.3.02.01.00.00 para “Alquiler de edificios y locales”. Ese código no obliga a una empresa privada: cada entidad debe aplicar su plan y mantener una codificación consistente.
Separá, como mínimo:
- alquiler del período;
- alquileres pagados por adelantado;
- depósitos entregados en garantía;
- IVA crédito fiscal, si es computable;
- expensas;
- servicios;
- impuestos, tasas y seguros;
- obras y mejoras.
Asiento de la factura o del devengamiento
Supongamos una factura A por un alquiler neto de $1.000.000, con IVA general del 21 % por $210.000 y total de $1.210.000. Si la entidad puede computar el crédito fiscal, el asiento didáctico sería:
| Debe | Importe | Haber | Importe |
|---|---|---|---|
| Alquiler de edificios y locales | $1.000.000 | Alquileres a pagar | $1.210.000 |
| IVA crédito fiscal | $210.000 |
El IVA del ejemplo se calcula solo si la locación está gravada, el comprobante es válido y el crédito es computable. Si el locador emite factura C por $1.000.000, no abras una línea de IVA crédito fiscal: debitá el gasto por el total documentado.
La cuenta debe quedar asociada al mes de uso del inmueble según el criterio contable aplicado. No lleves una factura de varios meses completa al resultado de un solo mes si el marco contable exige devengar por período.
Asiento del pago
Cuando cancelás la deuda de $1.210.000:
| Debe | Importe | Haber | Importe |
|---|---|---|---|
| Alquileres a pagar | $1.210.000 | Banco o caja | $1.210.000 |
Conciliá el asiento con la transferencia, la fecha de pago y la factura. Si pagaste antes de recibir el comprobante, registrá el anticipo y reclasificalo cuando obtengas la documentación.
Alquiler pagado por adelantado y depósito
Si pagás tres meses por adelantado a razón de $1.000.000 por mes, registrá un activo o crédito por $3.000.000 y reconocé $1.000.000 por mes a medida que transcurre cada período. El criterio exacto depende del marco contable y del contrato, pero el objetivo es no cargar tres meses a un solo resultado.
Un depósito recuperable de $800.000 tampoco es un gasto al entregarlo. Registralo como depósito en garantía o crédito. Cuando el locador lo devuelve, cancelá el activo. Si lo aplica a daños o deudas, documentá el motivo y registrá el gasto o la cancelación que corresponda.
Separá expensas, servicios e impuestos
No lleves una liquidación completa a “alquiler” si incluye conceptos distintos. Separá:
- expensas ordinarias y extraordinarias;
- luz, gas, agua, internet y residuos;
- ABL, impuesto inmobiliario, tasas y sellos;
- seguros y mantenimiento;
- comisión inmobiliaria;
- obras, instalaciones y mejoras.
Por ejemplo, si una liquidación mensual tiene $1.000.000 de canon, $180.000 de expensas y $35.000 de seguro, los tres importes pueden tener cuentas, comprobantes y tratamientos distintos. Revisá quién es el emisor y si el concepto es recuperable o forma parte del costo de ocupación.
¿Es deducible para Ganancias?
El gasto contable y la deducción fiscal responden a preguntas distintas. Un alquiler puede ser deducible si está vinculado con la actividad, es necesario para obtener o conservar la renta, está respaldado por contrato y comprobante y cumple las reglas del régimen del contribuyente.
No tomes automáticamente el saldo de la cuenta de alquiler como deducción. Compará el mayor contable con contrato, factura, pagos, período, retenciones y tratamiento de IVA. Si el negocio es monotributista, el análisis no es el mismo que para una sociedad o un responsable inscripto.
Control mensual
Al cerrar cada mes, comprobá:
- que la factura corresponda al período correcto;
- que el canon coincida con el contrato y la actualización;
- que IVA, expensas, servicios y tributos estén separados;
- que los pagos coincidan con el banco;
- que anticipos y depósitos tengan saldo;
- que mejoras y obras estén documentadas;
- que el gasto que pretendés deducir tenga respaldo suficiente.
Guardá factura, contrato, liquidación de expensas, comprobante de pago y cualquier nota sobre reparaciones o compensaciones. Si cambia el locador, la moneda, el canon o el destino del inmueble, revisá el criterio antes del cierre.
Para separar la liquidación del consorcio del alquiler, consultá la guía sobre expensas en un alquiler.
- FACPCE: Resolución Técnica 54 — La sección sobre arrendamientos operativos describe el reconocimiento de las cuotas como resultado del período para el arrendatario, sujeto al marco aplicable.
- Argentina.gob.ar: plan de cuentas — Incluye como referencia el código 5.2.3.02.01.00.00, Alquiler de edificios y locales; una empresa privada puede adaptar su plan.
- ARCA: facturación de alquileres — Ayuda a identificar el tipo de comprobante que puede emitir el locador según su condición fiscal.
- ARCA: inscripción del propietario que alquila — Referencia para distinguir monotributo y régimen general en la actividad de alquiler.
- Argentina.gob.ar: Ley de IVA, texto ordenado por Decreto 280/1997 — Artículo 28: alícuota general del IVA del 21 % cuando la locación u operación está alcanzada.
Para gestionar el negocio es un costo fijo de ocupación y, en un comercio, suele registrarse como gasto operativo. En el ejemplo de una factura neta de $1.000.000 más IVA computable, el gasto es $1.000.000 y el IVA se registra por separado.
Podés usar una cuenta de alquileres o “Alquiler de edificios y locales”. El plan de cuentas estatal usa como referencia el código 5.2.3.02.01.00.00, pero el plan privado aprobado por la entidad puede tener otra codificación.
Primero debitá el gasto y, si corresponde, el IVA crédito fiscal contra alquileres a pagar. Después, al transferir $1.210.000 del ejemplo, debitá alquileres a pagar y acreditá banco o caja por el mismo importe.
Puede serlo si está vinculado con la actividad, documentado y admitido por el régimen fiscal. El asiento contable no convierte automáticamente todo el saldo de alquiler en una deducción.
Si es recuperable, registralo como activo o crédito. Por ejemplo, un depósito de $800.000 no es gasto al entregarlo; se cancela cuando se devuelve o cuando el contrato documenta su aplicación a daños o deudas.
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